Warum ohne Warengruppenstrategie kein strategischer Einkauf gelingt

In Zeiten zunehmender Komplexität sowie steigendem Kosten- und Risikodruck im Einkauf wird die Bedeutung einer klar strukturierten Warengruppenstrategie immer deutlicher. Wer seine Beschaffung nicht systematisch gliedert und steuert, verliert schnell den Überblick – über Volumen, Lieferanten, Risiken und Potenziale zur Optimierung.

Die Z-Management AG unterstützt Unternehmen bei der Entwicklung und Einführung ganzheitlicher Warengruppenstrategien. Ziel ist ein Einkauf, der vorausschauend handelt, Transparenz schafft und messbaren Beitrag zur Unternehmensstrategie leistet.

Was ist eine Warengruppenstrategie?

Eine Warengruppenstrategie bündelt Beschaffungsvolumen nach einheitlichen Kriterien, um es gezielt zu analysieren und strategisch zu steuern. Materialien, Dienstleistungen oder Produkte mit ähnlichem Beschaffungsverhalten werden in Warengruppen zusammengefasst und mit individuellen Zielen, Massnahmen und Verantwortlichkeiten bearbeitet.

Im Mittelpunkt stehen Fragen wie:

• Welche Warengruppen sind kritisch?
• Wo liegen Einsparpotenziale?
• Welche Lieferantenstrategie passt zu welcher Gruppe?
• Wie lassen sich Risiken gezielt steuern?

Die vier Phasen der Warengruppenstrategie

1. Analysephase

Am Anfang steht die detaillierte Analyse des Einkaufsvolumens: Welche Artikel oder Leistungen wurden beschafft, bei welchen Lieferanten, zu welchen Preisen und in welchen Mengen?
Dafür nutzt Z-Management strukturierte Spend-Analysen und Tools wie ZAMENTA, um Transparenz zu schaffen und Handlungsfelder sichtbar zu machen.

2. Warengruppenstruktur definieren

Auf Basis der Analyse entsteht eine Warengruppenstruktur, die sowohl fachlich sinnvoll als auch strategisch steuerbar ist. Typische Kriterien sind technische Merkmale, Einsatzbereiche, Lieferantenstrukturen oder Beschaffungsmärkte.
Wichtig ist, dass die Struktur übersichtlich bleibt, aber differenziert genug ist, um gezielte Strategien zu ermöglichen.

3. Strategieentwicklung pro Warengruppe

Für jede strategisch relevante Warengruppe wird eine eigene Teilstrategie entwickelt. Sie umfasst:

• Zieldefinition (z. B. Kosten, Qualität, Innovation)
• Lieferantenstrategie (z. B. Bündelung, Dual Sourcing, Partnerschaften)
• Risikobewertung und Massnahmen
• Prozess- und Vertragsstrategie
• Nachhaltigkeits- oder Innovationsziele

Z-Management moderiert diese Entwicklung im crossfunktionalen Team und sorgt für klare Zielbilder, Verantwortlichkeiten und Umsetzungspläne.

4. Umsetzung und Steuerung

Die erarbeiteten Massnahmen fliessen in den operativen Einkauf ein – mit definierten KPIs, Verantwortlichen und Zeitplänen. Die Wirkung wird regelmässig überprüft und bei Bedarf angepasst.
Z-Management stellt sicher, dass Strategien nicht im Konzept verharren, sondern konkrete Ergebnisse erzielen – durch Projektbegleitung, Workshops und digitale Unterstützung.

Vorteile einer professionellen Warengruppenstrategie

Eine durchdachte Warengruppenstrategie schafft spürbare Vorteile:

• Kosteneinsparungen durch Bündelung und gezielte Verhandlungen
• Risikominimierung durch abgestimmte Lieferantenstrategien
• Transparenz über Einkaufsvolumen, Märkte und Potenziale
• Innovation durch gezielte Partnerentwicklung
• Stabilere Prozesse durch einheitliche Standards

Gerade bei Unternehmen mit komplexen Produktionen oder internationalen Lieferketten legt die Warengruppenstrategie die Basis für fundierte und nachhaltige Einkaufsentscheidungen.

Integration in das Einkaufsmanagement

Eine Warengruppenstrategie ist kein Einzelprojekt, sondern Teil des gesamten Einkaufsmanagements. Sie sollte in strategische Planung, Lieferantenmanagement und Risikomanagement eingebunden sein.
Z-Management entwickelt dafür ein abgestimmtes Gesamtkonzept und integriert es nahtlos in bestehende Prozesse und Systeme – digital unterstützt durch ZAMENTA.

Weiterführende Inhalte: Einkauf strategisch ausrichten (HIER WÜRDEN WIR DIE ANDEREN BLOGS VERLINKEN)

• Strategischer Einkauf – Vom Kostenfaktor zum Werttreiber
  Wie strukturierte Strategien den Einkauf professionalisieren.
• Lieferantenmanagement – Effizienz durch Struktur
  So integrieren Sie Lieferanten systematisch in Ihre Einkaufsstrategie.
• Kriterien für die Lieferantenbewertung – Qualität und Risiko messbar machen
  Wie Warengruppenstrategien und Bewertungssysteme ineinandergreifen.
• ZAMENTA – Ihre Plattform für Lieferanten- und Warengruppensteuerung
  Überblick über Funktionen, Nutzen und Integration.
• Einkaufscontrolling – Kennzahlen für die strategische Steuerung
  So machen Sie den Erfolg Ihrer Warengruppenstrategie sichtbar.

Fazit: Warengruppenstrategie als Fundament für den professionellen Einkauf

Struktur, Transparenz und strategische Steuerung – darauf baut eine erfolgreiche Warengruppenstrategie auf. Wer seine Beschaffung gezielt organisiert, schafft nicht nur Einsparungen, sondern stärkt auch Versorgungssicherheit, Innovationsfähigkeit und Wettbewerbsposition.

Mit der Z-Management AG an Ihrer Seite wird die Warengruppenstrategie zu einem praxisnahen Erfolgsfaktor, der Wirkung zeigt.

Jetzt Warengruppen professionell steuern

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